сделать заказ

Пишу на заказ дипломы и курсовые

8·965·148·98·02
diplom07@mail.ru

Предметы и дисциплины

↓ разверни ↓

Москва, Питер, Екатеринбург, Новосибирск, Волгоград, Казань, Самара, Воронеж, Тула, Пермь, Иркутск, Краснодар, Киров…
подробнее →

Работаю со всеми городами России. подробнее →

Word 97-2003. Слияние документов как один из способов упростить свою работу

Word 97-2003. Слияние документов как один из способов упростить свою работу

Необходимо разослать клиентам уведомление. Текст для всех одинаковый, за исключением номера письма, наименования организации, адреса. Благодаря Word и его функции слияния данная задачка была решена в короткий срок.

Для этого необходимо иметь: бланк самого письма и база данных (удобнее всего в программе Exсel создать табличку со следующими колонками: № письма, наименование организации, адрес, при этом необходимо сделать так, чтобы первая верхняя строчка содержала наименования столбцов, иначе слияние может не пройти и заполняем ее).

Методика слияния:

Пусть у нас имеется письмо, в котором текст не будет меняться за исключением тех мест, где необходимо вставить номер письма, наименование организации, адрес (из базы данных Excel).

Открываем наше письмо, заходим в меню Сервис (Tools) и Слияние (ворд-2003 - сервис-письма-слияние). Появляется диалоговое окно:

Нажимаем на кнопку "Создать", где выбираем "документы на бланке" и нажимаем кнопочку "Активное окно".

Следующий шаг: "Получить данные" и "открыть источник данных" выбираем документ, в котором находится база данных по предприятиям (документ Exсel, предварительно нами созданный).

После этого, программа скажет, что отсутствуют поля слияния в основном документе и предложит вернуться в основной документ.

Возвращаемся в основной документ, на панели которого уже появилась панель "Слияние":

Нажимаем кнопку "Добавить поле слияния". Программа предложит список полей слияния (данный список программа сформировала сама, опираясь на базу данных, которую мы выбрали как источник данных):

Теперь следует поставить курсор в том месте документа, где необходимо вставить изменяющиеся данные: "№ письма" - нажать на "Добавить поле слияния", далее выбрать "М_письма". На месте курсора появится серая область:

Точно так же вставляются в нужные места другие поля: "наименование организации" и "адрес".

После того, как будет проделана эта работа, необходимо еще раз вернуться к диалогу "Слияние" ("Сервис" => "Слияние") и реализовать последний шаг: нажать кнопку "Объединить". Откроется следующее диалоговое окно:

В поле "Назначение" оставить по умолчанию Новый документ - программа создаст новый документ, в котором у Вас будут находиться все письма клиентам в той последовательности, в которой они указаны в базе данных.

Осталось лишь визуально проверить, нет ли каких либо смещений в тексте и можно отправлять на печать. Письма готовы.

На первый взгляд это может показаться очень трудным, но после небольшой тренировки данное решение освобождает нас от рутинной работы вручную вставлять в письма данные клиентов. Также если в письме обнаружена ошибка, то исправив бланк письма и сделав повторно слияние, все письма будут отражаться уже с исправлениями.

Пишу на заказ: дипломы, курсовые, контрольные, рефераты, эссе, отчеты по практике и т.п., а также диссертации и статьи для сайтов на любые тематики. Кроме всего прочего пишу реальные бизнес-планы.
Проконсультирую по всем вопросам бесплатно: 8·965·148·98·02.
С уважением, Дмитрий Владимирович.


вверх

Сделать заказ

Прикрепить файл

Я даю согласие на обработку персональных данных

Пишу дипломы на заказ Заказать